Turun ammattikorkeakoulu on oppilaitos ja osakeyhtiö, jolle tiedon hyödyntäminen merkitsee toiminnan kärjessä olemista. Netumin toteuttama raportointijärjestelmä on tuonut resurssisäästöjä ja katse on siirtynyt historiatiedosta tulevaisuuden ennakointiin.
Ammattikorkeakoulujen uudistunut rahoitusmalli synnytti pari vuotta sitten Turun AMK:ssa tarpeen tehokkaammalle tietovarastoinnille ja raportoinnille. Korkeakoulu halusi läpinäkyvyyttä toimintaan hyödyntämällä suurta tietomääräänsä paremmin. AMK kääntyi Netumin puoleen tavoitteenaan saada luotettavampaa tietoa päätöksentekoon, automatisoidusti.
- Halusimme porautua yhä pienempien yksiköiden dataan, jotta kaikki oleellinen tieto olisi helposti käsillämme. Tiedon hankinta oli ennen erittäin työlästä, kun eri järjestelmistä vietiin dataa omiin exceleihimme, sanoo Turun AMK:n talousjohtaja Ulla-Maija Lakka.
Netumin kolmiosaisen raportointiprojektin ensimmäinen vaihe, henkilöstöhallinnon ja talouden raportointi, on jo käytössä. AMK:n johto saa vaivattomasti näkyvyyden kaikkeen tarvitsemaansa tietoon.
- Virhemarginaalit ovat pienentyneet automatisoinnin myötä. Tulipalojen sammuttamisesta on siirrytty analytiikkaan nojaavaan tiedolla johtamiseen. Raportoijan työnkuva on muuttunut lyhyessä ajassa dynaamisemmaksi: työaikaa on vapautunut muutosten ennakointiin ja hallintaan, sanoo Lakka.
Tietoa on ollut aina, mutta nyt se on tuotu reaaliaikaisesti saataville. Tämä on siirtänyt katseet historiasta tulevaisuuteen.
- Nyt kun tietoinfra on rakennettu, ovat ovet auki kiinnostaville sovelluksille tulevaisuudessa. Raportoinnista voisi esimerkiksi ottaa askeleen oppimisanalytiikkaan, jolloin voisimme tukea opiskelijoiden opintojen etenemistä nykyistä paremmin, visioi Turun AMK:n tietohallintopäällikkö Juha Venho.
Valinnanvapaus vakuutti
Netumilla on vuosien kokemus oppilaitosten raportointi- ja analytiikkaprojekteista. Turun AMK yllättyi paitsi projektin nopeasta läpiviennistä, myös ratkaisun ketteryydestä. Palvelut on muotoiltu niin, että asiakkaalle jätetään vapaus valita optimaalinen taso ulkoistamisen ja oman tekemisen välillä.
- Sen jälkeen kun ratkaisu on toimitettu, voimme joko itse jatkaa sen kehittämistä tai antaa Netumin tehdä kaiken työn, tai mitä tahansa siltä väliltä. Tämän joustavampaa mallia on vaikea saavuttaa, kiittää Lakka.
Netum vakuutti johdon jo ennen raportointiprojektia, kun AMK:lle tehtiin tarvekartoitus.
- Tarvekartoituksen loppuraportti oli täysin laite- ja toimittajariippumaton, mikä herätti vahvan luottamuksen Netumin toimintatapoihin. Oli helppo ryhtyä yhteistyöhön, kun sekä tekninen osaaminen että viestintä olivat niin vankalla pohjalla, sanoo Venho.
Toteutuksesta vastasi nykyisin Netum Group Oyj:hin kuuluva Cerion Solutions Oy. Netum Group Oyj osti Cerion Solutions Oy:n koko osakekannan 1.10.2021. Uuden organisaatiorakenteen myötä Cerionin työntekijät ja toiminnot siirtyivät Netum Oy:hyn 1.10.2022 ja virallisesti Cerion Solutions Oy sulautui Netum Oy:hyn 31.12.2022.