Peppi-järjestelmän ylläpito turvaa opiskelijoiden ja opettajien arjen sujuvuuden Lapin korkeakouluissa
Netum vastaa Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun muodostaman LUC-korkeakoulukonsernin Peppi-toiminnanohjausjärjestelmän ylläpidosta. Laajan kokonaisuuden hallitsemisessa keskeistä on tiivis kommunikointi ja Pepin käyttäjien tarkka kuunteleminen.
Yksi tärkeimmistä LUC:n opiskelijoiden ja opettajien arkea sujuvoittavista työkaluista on toiminnanohjausjärjestelmä Peppi. Peppi liitännäisineen kattaa käytännössä koko opiskelijoiden, opettajien, opetuksen suunnittelijoiden ja muun henkilökunnan toimintaympäristön: Pepissä mm. laaditaan opetussuunnitelmat, tuotetaan opintojaksokuvaukset, annetaan arvosanat ja haetaan valmistumista.
- Kaikki muu paitsi itse opettaminen ja opiskeleminen tehdään Pepissä, kiteyttää LUC-palveluiden opetus- ja oppimispalveluiden johtaja Merija Timonen.
Peppi on myös välttämätön raportoinnin kannalta.
- Pepistä saamme kaikki tarvittavat tilastoinnit, kuten opintojen edistymiseen ja opiskelijamääriin liittyvät tiedot ministeriön suuntaan, Timonen sanoo.
Pepin ylläpito on elokuusta 2020 asti ollut Netumin käsissä. Netum vastaa siitä, että Peppi toimii jatkuvasti paitsi yli viidelletoistatuhannelle opiskelijalle, myös sadoille opettajille sekä hallinnon henkilökunnalle.
LUC-palveluiden opetus- ja oppimispalveluiden johtaja Merija Timonen
Käyttäjä keskiössä
Netumin johtava asiantuntija Tero Hietanen on vastannut Pepin ylläpidosta koko kumppanuuden ajan. Uusien liitännäisten integroinnit, versiopäivitykset, häiriötilanteiden selvittäminen ja toiminnallisuuksien kehittäminen kuuluvat Hietasen tiimin tontille. Työ on vaikuttavaa laajan palvelukokonaisuuden ja suuren käyttäjämäärän myötä. Kumppanuusajattelu on Hietasen mukaan edellytys onnistuneelle yhteistyölle.
- Teemme ylläpitoa selkeästi yhteistyössä asiakkaan kanssa. Ydinporukka on koko kumppanuuden ajan pysynyt samana, Hietanen sanoo.
Yksi laadun varmistamisen kulmakiviä on sisältöasiantuntijoiden hyödyntäminen. Sisältöasiantuntijoiden taustat ovat korkeakouluissa ja tämän ansiosta he osaavat antaa tavallisen käyttäjän näkökulmasta arvokasta palautetta.
- Peppi on niin laaja järjestelmä, että meidän on ymmärrettävä monenlaisen eri käyttäjän perspektiivistä, mitkä asiat toimivat ja missä on parantamisen varaa. Tarvitaan muutakin kuin teknistä asiantuntemusta, Hietanen sanoo.
Netumin johtava asiantuntija Tero Hietanen
Pepin ylläpitoon omat haasteensa tuo se, että yliopisto ja ammattikorkeakoulu käyttävät yhteistä suunnittelujärjestelmää, mutta omia perusrekistereitään ja integrointejaan. Lapin ammattikorkeakoulussa lehtorina pitkään toiminut, nykyisin myös digitaalisten oppimispalveluiden kehittämistehtäviä vetävä Sari Mattinen kertoo korkeakoulujen kunnostautuneen Peppi-ekosysteemin laajentamisessa ja kehittämisessä. Lapin ammattikorkeakoululla ja yliopistolla on käytössä yhteensä lähes neljäkymmentä integraatiota ja liitännäistä Pepissä.
- Netum on kyennyt tarjoamaan erinomaisia ratkaisuja molempien korkeakoulujen tarpeet huomioiden. Järjestelmämme ovat pysyneet toiminnassa jatkuvasti, haasteellisissakin tilanteissa, Mattinen kiittää.
Mattinen on ollut aktiivisesti mukana Netum Groupin tytäryhtiö Studyon korkeakouluille suunnattujen palveluiden kehittämisessä. Tätä työtä hän kuvailee merkitykselliseksi.
- Olemme tuottaneet Peppi-ekosysteemiin erityisesti opiskelijoiden arkea jouhevoittavia toimintoja. Erityisinä kohokohtina nostaisin tutkintotodistusten sähköistämisen, opintoja edistävät raportointityökalut ja ohjaajan työpöydän, Mattinen sanoo.
LUC- konsernin tietojärjestelmäpäällikkö Seija Nevala
Luottamus rakentuu kohtaamisissa
Yksi suurimpia ponnistuksia Netumin ja LUC-konsernin yhteistyön aikana oli palvelinympäristön vaihtaminen uuteen keväällä 2023. LUC-konsernin tietojärjestelmäpäällikkö Seija Nevala kiittää Netumia joustavuudesta ja aikataulujen pitämisestä. Tärkeänä elementtinä kumppanuuden rakentamisessa ovat toimineet kasvokkaiset tapaamiset.
- Kumppanuutta on syventänyt ja luottamusta kasvattanut se, että Netumin asiantuntijat ovat myös käyneet täällä Rovaniemellä. Yhteistyö on mutkatonta ja Netum osaa hahmottaa jo ennen meitä, mitä milloinkin pitää tehdä, jotta kokonaisuus toimii sujuvasti, Nevala kuvailee.
Ajankohtaisena etappina lähitulevaisuudessa on uuden 24/7 valvontapalvelun käyttöönotto.
- Kaikenlainen ennakointi ja varautuminen eri skenaarioihin tulee helpommaksi, kertoo Nevala.
Netumilla on pitkä kokemus korkeakoulualalta esimerkiksi tietoturvan, sovelluskehityksen, integraatioiden ja tietovarastoinnin ratkaisuista. Myös tekoälyä hyödyntävät ratkaisut tulevat vauhdilla korkeakoulumaailmaan.
- Tekoälyn hyödyntämistä toiminnan suunnittelun tehostamisessa pohditaan nyt monessa korkeakoulussa. Lähitulevaisuudessa nähdään varmasti ratkaisuja esimerkiksi tilavarausten hallintaan ja lukujärjestysten suunnitteluun, Hietanen sanoo.
Hietanen pitää korkeakoulusektoria ainutlaatuisena toimintaympäristönä. Positiivisena yllätyksenä on ollut oppilaitosten välinen yhteistyö.
- Vaikka korkeakoulut periaatteessa kilpailevat keskenään, on ollut hienoa huomata, kuinka paljon tietoa ja hyviä käytäntöjä myös vaihdetaan avoimesti korkeakoulujen kesken erilaisilla foorumeilla. Tämä nopeuttaa myös teknologisten kehitysaskeleiden ottamista.
Kuvassa vasemmalta oikealle: Netumin Tero Hietanen ja Mari Helenius, LUC:in Merija Timonen, Seija Nevala ja Netumin Outi Pettersson