Netumin kehittämä korkeakoulujen toiminnanohjausjärjestelmä Topi on virtaviivaistanut Turun yliopiston strategisen suunnittelun, talous- ja henkilöstöhallinnon. Myös ulkoisen tutkimusrahoituksen haku on mullistunut.
Syksy on korkeakouluille budjettien ja vuosisuunnitelmien laatimisen aikaa. Yliopiston strategian jalkauttaminen kytkeytyy olennaisesti talouden suunnitteluun, eivätkä edes professorit tai dekaanit välty taloushallinnon koukeroilta.
Netumin Turun yliopistolle kehittämä Topi-ratkaisu on toiminnanohjausjärjestelmä strategiseen suunnitteluun, seurantaan ja budjetointiin. Topin ytimessä on talouden ja henkilöstön hallinta strategisten tavoitteiden pohjalta.
– Ennen mitä persoonallisempia toimintasuunnitelmia erilaisilla word-dokumenteilla lenteli sähköpostiin. Heräsi tarve yhtenäistää toimintatapoja ja luoda selkeät raamit sille, mitä tavoitellaan ja millä aikataululla. Topi on siis oikeastaan työkalu johtamista ja viestintää varten, kiteyttää Hans Våg, Turun yliopiston kehittämisasiantuntija.
Topi on yhdenmukaistanut yliopiston prosesseja ja helpottanut merkittävästi esimerkiksi budjetointia ja henkilöstösuunnittelua.
– Henkilöstön kuormitus on vähentynyt ja vuosisuunnitelmien laatiminen on nopeutunut. Käyttäjän ei itse tarvitse laskea esimerkiksi henkilöstösivukuluja, poistoja ja investointeja, vaan laskelmat on rakennettu sisään järjestelmään, kertoo Våg.
Vuonna 2010 ensimmäisen version käyttöönoton jälkeen ratkaisua on hiottu vastaamaan aina paremmin yliopiston tarpeita. Merkittävin uudistus näki päivänvalon vuonna 2014, kun täydentävän rahoituksen projektien käsittely tuli mukaan ratkaisuun. Nyt kaikki yliopiston ulkopuolinen rahoitus, kuten Suomen Akatemian tai Business Finlandin, haetaan Topin kautta. Käyttäjiä Topilla on yli 1 500 Turun yliopistolla.
Resursoinnin ja budjetoinnin tilaa voi seurata reaaliaikaisesti läpi koko organisaation yksiköistä ja laitoksista yliopistotasolle asti. Ylätasolla on helppo luoda ennusteita tulevaisuudesta, kun järjestelmä kerää ja visualisoi tiedot selkeiksi kokonaisuuksiksi.
Turun yliopistolle räätälöityjen ominaisuuksien alta löytyy CTO Toiminnanohjaus -alusta, joka huolehtii useasta automaatiosta, kuten esimerkiksi budjetoinnin ja ennusteiden laskentamekanismeista.
– Alustan ansiosta pystymme keskittymään enemmän toiminnan tarpeisiin ja vähemmän itse tekniikkaan. Tiivis yhteistyö yliopiston avainhenkilöiden kanssa on mutkatonta ja siitä pitää antaa asiakkaalle iso kiitos, kertoo palvelupäällikkö Christoffer Brunberg.
Vågin vastuualueeseen kuuluu mm. tiedonkeruu ja raportointi opetus- ja kulttuuriministeriölle. Topin yksi merkittävimpiä hyötyjä onkin tiedon laadun koheneminen. Tutkimusprojekteja koskeva tieto on nyt ajantasaista ja ketterästi saatavilla. Läpinäkyvä hallinnointi toteutuu entistä paremmin.
– Tiedolla johtamista tarvitaan jatkuvasti enemmän, ja sitä varten on oltava infrastruktuuri kunnossa. Kehitys kehittyy, ja teemme jatkuvaa hienosäätöä tiedolla johtamisen prosesseihimme, Våg sanoo.
Netum valikoitui jo kymmenen vuotta sitten kilpailutuksen myötä Turun yliopiston kumppaniksi. Toiminnanohjausjärjestelmä on pitkän kehitystyön ja räätälöinnin tulos, ja alusta on integroitu SAPiin ja asiakkaan muihin järjestelmiin. Våg näkee Netumin pitkän kokemuksen korkeakoulusektorilta arvokkaana.
– Olemme tyytyväisiä Netumin ammattitaitoon ja he ovat osoittaneet pystyvänsä toteuttamaan haluamamme kehitysideat, Våg sanoo.
Toteutuksesta vastasi nykyisin Netum Group Oyj:hin kuuluva Cerion Solutions Oy. Netum Group Oyj osti Cerion Solutions Oy:n koko osakekannan 1.10.2021. Uuden organisaatiorakenteen myötä Cerionin työntekijät ja toiminnot siirtyivät Netum Oy:hyn 1.10.2022 ja virallisesti Cerion Solutions Oy sulautui Netum Oy:hyn 31.12.2022.