Haaga-Helian Hanna Kosteila ja Netumin Tero Hietanen työskentelevät toistensa vastinpareina Peppi-järjestelmän ylläpidon vastuuhenkilöinä.
Case: Haaga-Helia vaihtoi Peppi-järjestelmän ylläpitäjää: ”Meillä on Netumin kanssa yhteinen tahtotila päästä parhaaseen lopputulokseen”
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu kilpailutti vuoden 2020 lopulla toiminnanohjauksellisen Peppi-järjestelmänsä ylläpidon, ja uudeksi ylläpitäjäksi valikoitui Netum. Toimittajavaihdoksen myötä yhteistyö ja asiakkaan tarpeiden ymmärrys ovat parantuneet selvästi. Palvelu on nyt tasalaatuista ja järjestelmän kehitys on menossa oikeaan suuntaan.
Peppi on tietojärjestelmä, joka on suunniteltu palvelemaan yliopistoja, ammattikorkeakouluja ja toisen asteen oppilaitoksia. Se yhdistää opiskelijoiden, opettajien ja opintohallinnon tehtävät saman palvelukokonaisuuden alle. Haaga-Helialla Peppi-järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2018.
Tällä hetkellä Pepin ylläpito toimii kitkattomasti. Ylläpitäjän vaihdos on tuonut parannuksen yhteistyöhön ja läpinäkyvyyttä järjestelmän tekniseen kehitystyöhön.
Uudella ylläpitäjällä sujuvampaa yhteistyötä ja tasalaatuisempaa palvelua
– Edellinen sopimuksemme oli tehty yhteistyönä parin muun ammattikorkeakoulun kanssa, emmekä olleet saaneet kilpailutukseen kaikkia haluamiamme asioita huomioiduksi. Siksi päätimme jättää optiovuoden käyttämättä ja kilpailuttaa ylläpidon uudelleen, kertoo Haaga-Helian koulutuspalveluiden päällikkö Hanna Kosteila.
– Lisäksi halusimme saada paremman näkyvyyden lähdekoodiin ja vasteaikoihin. Meillä on täällä Haaga-Heliassa osaava IT-tiimi, muttei tarpeeksi resursseja ylläpitotyöhön.
Netumilla oli tarjota vankkaa kokemusta julkisen puolen tietojärjestelmien ylläpidosta.
– Tarjoamme toimittajariippumatonta ja läpinäkyvää Peppi-palvelua. Se mahdollistaa asiakkaalle parhaiden mahdollisten menetelmien, komponenttien ja toimittajien käyttämisen Peppi-järjestelmän elinkaaren eri vaiheissa. Tällä mallilla asiakkaamme saavat laadukkaan ja kustannustehokkaan palvelun, sanoo Netumin Peppi-palveluvastaava Tero Hietanen.
– Teknisten osaajien lisäksi Netumilla on töissä Pepin sisällöllisiä osaajia. Lisäksi teemme tiivistä yhteistyötä ohjelmistotalo Studyon kanssa. Heiltä löytyy rautaista Peppi-osaamista.
Teron Hietasen lisäksi Netumin Haaga-Helialle osoitettuun Peppi-tiimin kuuluvat järjestelmäasiantuntijat Nora Heiska ja Akseli Teeri. Heiskalta löytyy Peppi-järjestelmän sisällöllistä osaamista ja Teeri taitaa puolestaan Pepin teknisen puolen.
Uuteen Peppi-versioon siirryttiin sulavasti tiukasta aikataulupaineesta huolimatta
Ylläpitäjää vaihdettaessa täytyy käytössä olevan Pepin rinnalle tehdä ensin uusi Peppi-asennus. Aikaraamit Netumin projektille olivat tiukat, sillä Haaga-Helian edellinen ylläpitosopimus oli juuri päättymässä. Netumin ylläpitämään Peppi-versioon päästiin kuitenkin siirtymään suunnitellusti vuoden 2021 huhtikuun alussa.
– Pidimme asiakkaan kanssa palavereita parhaimmillaan kolmekin kertaa viikossa, mutta vaihto sujui lopulta hienosti, Hietanen sanoo.
– Onnistuminen konkretisoitui siinä, että nyt oli kevään ilmoittautumisten yhteydessä ensimmäinen kerta, kun Peppi ei mennyt jumiin isosta käyttäjämäärästä, Kosteila iloitsee.
Netumin ketterä ja ratkaisukeskeinen asenne kerää kiitosta
Netumin rooli Pepin ylläpitäjänä on varmistaa, että kaikki toimii, ja vastata asiakkaalta tuleviin kysymyksiin ja tukipyyntöihin. Netumilla on muitakin Peppi-asiakkaita, mikä on Haaga-Helialle etu.
– Meille kertyy koko ajan tietoa, jota pystymme hyödyntämään toisten asiakkaiden Peppi-haasteita ratkottaessa. Haltuunoton jälkeen Haaga-Helialla ei olekaan ollut yhtään isompaa ongelmaa tai suunnittelemattomia käyttökatkoja, Hietanen mainitsee.
– Meille merkityksellistä tässä yhteistyökuviossa on ollut se, miten Netumilla ymmärretään ja kuunnellaan asiakasta. Joustavuus ja ratkaisukeskeisyys ovat meille erittäin tärkeitä asioita, Kosteila painottaa.
– Palvelun laatu on nyt tasaista ja erityisesti teknisellä puolella aktiivista ja kehityshakuista. Saamme oikeasti vastauksia nopeasti, hän lisää.
Hietasen mukaan työn ketteryyttä edesauttaa se, että Netum on hyvin matalahierarkkinen organisaatio.
– Jos tarvitsen apua kehittäjältä, joka työskentelee toisessa yksikössä, voin ottaa sinne yhteyttä ja pyytää asiantuntijan pariksi päiväksi Peppi-työhön. Meillä ei harrasteta turhaa byrokratiaa.
Hanna Kosteila on tyytyväinen siihen, miten Netum on huomioinut Haaga-Helian toiveet.
Yhteistyö jatkuu tiiviisti kehitystoiveiden pohjalta
Kosteilan mukaan yhteistyö Netumin kanssa on ollut avointa ja säännöllistä. Keskusteluyhteys on erittäin hyvä.
– Yhteistyö Netumin kanssa näyttäytyy sellaisena, että haluamme yhdessä päästä hyvään tasoon koko palvelussa: tikettien ratkaisemisessa, keskusteluissa, suunnitelmissa ja niin edelleen.
Ylläpidon rinnalla Pepin kehitys jatkuu. Järjestelmäkokonaisuuden kehitystyöstä vastaa Peppi-konsortio, jonka toiminnan keskiössä ovat jäsenorganisaatiot eli oppilaitokset, joissa Peppi on käytössä. He päättävät yhdessä, mitä muutoksia ja uusia toiminnallisuuksia Peppiin lähdetään rakentamaan.
– Välillä meille tulee tarve saada joku korjaus tehtyä nopeasti emmekä halua jäädä odottamaan konsortion kehityspakettia. Silloin Netum tekee meille asiakaskohtaisia muutoksia, Kosteila kertoo.
– Tietenkin ideaalisinta olisi, että meille toteutetut räätälöinnit saataisiin mukaan myös Pepin yleiseen jakeluun. Näin niitä ei tarvitsisi rakentaa uudestaan jokaisen versiopäivityksen yhteydessä. Pidemmän tähtäimen tavoitteenamme onkin, että Pepistämme saadaan helpommin hallittava ja ylläpidettävä, ja tähän suuntaan olemmekin nyt menossa, Kosteila selittää.
Haltuunottoprojekti on myös mahdollisuus uuteen
Kokemuksesta viisastuneena Kosteila toteaa, että Peppi-järjestelmän haltuunottoprojekti kannattaa miettiä huolella ja varata siihen aikaa, sillä se on myös taitekohta, jossa on mahdollisuus miettiä ratkaisuja uusiksi.
– Niin isolta kuin haltuunottoprojekti kuulostaakin, ei se pidemmässä juoksussa näyttäydy kohtuuttoman suurena haasteena.