Oletko koskaan kohdannut ongelman, joka tuntui mahdottomalta ratkaista? Ongelman, joka oli niin arvaamaton ja dynaaminen, että tunsit itsesi turhautuneeksi sen kanssa, koska et pystynyt ennakoimaan sitä.
Projektit ja elämä ylipäätään menevät kiihtyvällä tavalla kompleksisempaan suuntaan. Johtamisen ja päätöksenteon pitää muuttua siinä samalla. Kompleksista ongelmaa pitää lähestyä eri tavalla kuin monimutkaista ongelmaa. Emmehän me ota lekaa pienen naulan lyömiseen, vaan valitsemme siihen sopivamman työkalun, eli vasaran.
Onneksi on olemassa työkalu, joka voi auttaa meitä hahmottamaan kompleksisuutta ja ohjaamaan toimintaamme sen mukaisesti. Työkalun nimi on Cynefin-malli ja sen on kehittänyt Dave Snowden.
Mikä on Cynefin-malli?
Malli ei ole kategorisointimalli, vaan aistimismalli. Se ei kerro meille, mitä meidän pitäisi tehdä, vaan auttaa meitä ymmärtämään, mitä tapahtuu ja miksi.
Cynefin-malli koostuu viidestä alueesta: selkeä, monimutkainen, kompleksinen, kaoottinen ja epäjärjestys. Kukin alue edustaa erityyppistä tilannetta, jolla on erilaiset ominaisuudet, dynamiikka ja säännöt. Cynefin-malli auttaa meitä tunnistamaan, millä alueella olemme, ja ehdottaa sitten sopivinta tapaa toimia kyseisellä alueella.
Jotta voimme käyttää Cynefin-mallia, meidän on ymmärrettävä kunkin osa-alueen pääpiirteet ja vaikutukset. Seuraavassa on lyhyt katsaus viiteen osa-alueeseen ja siihen, miten niihin tulisi vastata.
Selkeä
Tämä on parhaiden käytäntöjen alue, jossa tilanne on selkeä, vakaa ja ennustettavissa. Syy-seuraussuhde on ilmeinen ja lineaarinen, ja on olemassa yksi ainoa oikea vastaus tai ratkaisu. Sopiva reaktio on havaita tilanne, luokitella se ennalta määritellyn säännön tai standardin mukaisesti ja reagoida sen mukaisesti. Esimerkiksi toimintaohjeen noudattaminen on yksinkertainen tilanne, joka vaatii yksinkertaisen vastauksen.
Monimutkainen
Tämä on hyvien käytäntöjen alue, jossa tilanne ei ole selkeä, mutta sitä voidaan analysoida ja ymmärtää. Syy-seuraussuhde ei ole ilmeinen, mutta se voidaan selvittää asiantuntijoiden tai tutkimuksen avulla. Mahdollisia vastauksia tai ratkaisuja on useita, mutta jotkut ovat parempia kuin toiset. Sopiva vastaus on aistia tilanne, analysoida se tietojen, logiikan tai kokemuksen avulla ja vastata sitten parhaalla vaihtoehdolla. Esimerkiksi tuotteen suunnittelu, tai sairauden diagnosointi ovat monimutkaisia tilanteita, jotka vaativat monimutkaisia vastauksia.
Kompleksinen
Tämä on empiiristen käytäntöjen alue, jossa tilanne on epävarma, dynaaminen ja arvaamaton. Syy-seuraus-suhde ei ole lineaarinen tai deterministinen, vaan se syntyy vuorovaikutuksesta ja palautteista toimijoiden ja elementtien välillä. Ei ole olemassa oikeita tai vääriä vastauksia, tai ratkaisuja, vaan ainoastaan malleja, jotka voidaan tunnistaa ja joihin voidaan vaikuttaa. Asianmukainen vastaus on tutkia tilannetta, kokeilla erilaisia toimia ja reagoida sitten sen perusteella, mikä toimii tai mitä ilmenee. Esimerkiksi IT-projekti, tiimin johtaminen, tai lapsen kävelemään oppiminen, ovat kompleksia asioita, jotka vaativat komplekseja toimia.
Kaoottinen
Tämä on uusien käytäntöjen (novel practice) alue, jossa tilanne on kaoottinen, myrskyisä ja nopeasti muuttuva. Syy-seuraus-suhde on tuntematon, tai merkityksetön, eikä analyysille tai kokeiluille ole aikaa tai tilaa. Vastauksia tai ratkaisuja ei ole, vaan ainoastaan välittömiä toimia, joilla tilanne voidaan vakauttaa tai hillitä. Asianmukainen reaktio on toimia nopeasti ja päättäväisesti, aistia toiminnan vaikutus ja reagoida sitten joko voimistamalla, tai vaimentamalla vaikutusta. Esimerkkinä voi mainita vaikka koronan alkuhetket, jossa ei ollut vastauksia, eikä ratkaisuja. Yksinkertaisesta ympäristöstä joudutaan helpolla kaoottiseen tilaan, jos toiminta ei olekaan yksinkertaista.
Epäjärjestys
Näiden lisäksi on vielä epäjärjestys, joka ei ole varsinainen tila Cynefin-mallissa, silloin ei vain tiedetä minkälaisessa ympäristössä toimitaan. Asianmukainen reaktio on selventää tilannetta, kommunikoida sidosryhmien kanssa ja vastata sitten siirtymällä jollekin muulle osa-alueelle. Tämä on vaarallinen tila, koska jos et tiedä minkälaisessa ympäristössä toimit, saatat toimia väärällä tapaa.
Ketterät menetelmät auttavat tavoitteiden saavuttamisessa – oikein johdettuna
Palataan vielä hieman kompleksisuuteen ja lapsen kävelemiseen oppimiseen. Jos teet lapsen kävelemisen oppimisesta projektisuunnitelman ja lähdet opettamaan lasta suunnitelman pohjalta, niin veikkaan, että suunnitelma ja aikataulu eivät pidä. Vaikka kuinka haluaisit lapsen oppimaan kävelemään mahdollisimman aikaisin ja tiettynä päivänä, ei se tule onnistumaan. Itseasiassa lapsi oppii kävelemään todennäköisesti myöhemmin, mitä ilman suunnitelmaa. Olen kuullut sanonnan, että jos lapsia opetettaisiin kävelemään samalla tapaa, miten projekteja johdetaan, he oppisivat kävelemään vasta 10-vuotiaana.
Lapsen kävelemiseen oppiminen on kompleksi ilmiö. Vanhempana sinun tehtäväsi on mahdollistaa asioita, jotta lapsella olisi ympäristö, jossa hän voi kokeiluiden ja erehdysten kautta kehittyä ja lopulta oppia kävelemään.
Sama asia pätee IT-projekteissa. Ne ovat lähes aina kompleksisia projekteja, joten sinun tehtäväsi johtajana on mahdollistaa niin onnistumiset, kuin epäonnistumisetkin. Ketterät menetelmät on tehty nimenomaan kompleksisiin ympäristöihin. Oikein johdettuna ne auttavat projektia tavoitteiden saavuttamisessa. Väärin johdettuna niistä taas ei ole mitään hyötyä ja saatat ajautua kaaokseen.
Kansainvälisten tutkimusten mukaan IT-hankkeista 50–80 % epäonnistuu jollakin tapaa tavoitteissaan. Mielestäni se on aivan liikaa. Ottamalla huomioon projektissa sen kompleksisuuden ja reagoimalla siihen oikealla tavalla, sinulla on parempi mahdollisuus onnistua projektin tavoitteiden kanssa.
Paljon tarjouspyyntöjä nähneenä, ikävä fakta on se, että niihin on määritelty valmiiksi jokin ketterä menetelmä, jota itse projektisuunnitelma ei tue. Tämä yhdistelmä ei vain toimi. Pitäisi ymmärtää minkälaisessa toimintaympäristössä toimitaan ja miettiä yhdessä toimittajan kanssa, minkälaisia työkaluja ja asiantuntijoita on järkevintä käyttää ja missä tilanteissa.
Jokaisessa IT-projektissa on alueita, jotka ovat yksinkertaisia, monimutkaisia ja kompleksisia (toivon mukaan ei kaoottisia). Näillä alueilla ja tilanteissa pitää vain toimia siihen sopivalla tavalla, eli löytää niihin sopiva työkalu. Cynefin on yksi oivallinen työkalu, jota Netumilla käytämme erilaisten toimintaympäristöjen tunnistamiseen ja soveltamiseen projektinhallinnassa.
Haluatko sinä kuulla mikä työkalu sopisi parhaiten sinun projektiisi? Ota yhteyttä!
Lähteitä ja linkkejä
https://en.wikipedia.org/wiki/Cynefin_framework
https://thecynefin.co/