Toiminnan mallintamisella vaikuttavampia päätöksiä julkishallinnossa

Kun organisaation toiminta on mallinnettu käsitemalliin, päätöksentekijät hahmottavat paremmin, mitkä asiat liittyvät toisiinsa ja voivat lopulta tehdä vaikuttavampia päätöksiä. Malli auttaa lisäksi tunnistamaan, onko organisaatiolla käytössään oikeaa tietoa, kohdistetaanko rahaa oikeisiin kohteisiin ja tehdäänkö tavoitteiden eteen oikeita asioita. Erityisesti julkishallinnossa mallinnuslähtöinen kehittäminen auttaa käyttämään varat merkityksellisiin asioihin.

Käsitemalli kannattaa laatia aina, kun halutaan ymmärtää organisaation toimintaa, kuvata monimutkaisia päätöksentekoon vaikuttavia ilmiöitä ja tietenkin tehdä päätöksiä, joista syntyy suurin myönteinen vaikutus.

Pelkällä tiedolla ei synnytetä vaikuttavuutta, vaan oikeaan tietoon nojaavalla systemaattisella toiminnalla. Käsitemallinnus on tapa varmistaa, että tiedolla johtamisen ratkaisuiden kehittäminen tapahtuu toimintalähtöisesti.

Mallinnus auttaa optimoimaan vaikuttavuutta päätöksenteossa

Mallinnuslähtöinen kehittäminen tekee organisaation prosessit ja riippuvuussuhteet näkyviksi. Malli kertoo, millaista organisaation toiminta on nyt ja millaista sen halutaan olevan. Tavoitteena on saada riittävä ymmärrys nykyisestä tilanteesta. Malli voi osoittaa myös tarpeen tiedolle, mitä ei vielä saada mistään – sekin on arvokasta tiedostaa.

Yksinkertaistaen liiketoimintamalli eli käsitemalli kuvaa, miten tiedot liittyvät toisiinsa ja sen avulla voidaan hahmottaa myös toiminnan ja päätösten syy-seuraussuhteita. Esimerkiksi miten kiinteistönhallinnan ja keskuskeittiön toiminnot vaikuttavat varhaiskasvatuksen arkeen tai miten hyvinvointialueen toiminta liittyy nuorten hyvinvointiin.

Mallinnuksessa kartoitetaan esimerkiksi:

• miten toiminta ja päätökset käytännössä liittyvät toisiinsa
• mitkä asiat ovat onnistumisen ja kehityksen kannalta kriittisimpiä
• millaista toiminta on ja millaista sen halutaan olevan
• mitä tietoa organisaatio tarvitsee, mistä se saadaan ja mistä vaikutustekijöistä se syntyy.

Käsitemallin avulla organisaatio saa käyttöönsä tarvittavan tiedon vaikuttavamman päätöksenteon tueksi. Myös raportointi- ja analytiikkakokonaisuus voidaan rakentaa mallin pohjalta tukemaan entistä paremmin tiedon hyödyntäjien työtä.

Samalla syntyy yksi yhteinen kieli liiketoiminnan ja IT:n välille. Sen avulla heidän on helpompi puhaltaa yhteen hiileen ja onnistua tiedolla johtamisessa.

Miten päästä alkuun tiedolla johtamisessa? Lue blogiartikkelimme Datasta arvoa – tiedolla johtaminen.

Tavoitteet määräävät, mitä tietoa tarvitaan oikeasti vaikuttaviin päätöksiin

Vaikuttavassa tiedolla johtamisessa on tärkeää lähteä liikkeelle organisaation tavoitteista ja tarpeista. Mitkä ovat tavoitellut vaikutukset lyhyellä ja pitkällä aikajänteellä? Missä halutaan olla x vuoden päästä, ja millainen on matka tuota visiota kohti?

Mallin kautta hahmotetaan, miten tavoitellut vaikutukset liittyvät toisiinsa ja tulevat johtamaan kohti tuota pidemmän aikavälin päämäärää. Sen pohjalta voidaan lopulta tunnistaa, mitä tietoa ja minkälaisia mittareita eri työntekijäroolit tarvitsevat toimenpidesuunnitelmiin ja päätöksentekoon.