Raportointi on ollut IT-alan peruskauraa aina Turingin ajoista alkaen ja trendikäs tiedolla johtaminenkin arkipäivää jo hyvän tovin. Tiedon merkitystä kilpailutekijänä ei sovikaan väheksyä. Esimerkiksi Gartner arvioi (6/2020), että
- vuonna 2022 90% suuryrityksistä mainitsee informaation kriittisenä pääomana sekä analytiikkataidot olennaisena osaamisena
- vuonna 2023 datanlukutaito tulee olemaan liiketoiminnan arvon ajuri ja se tulee olemaan mukana 80% data- ja analytiikkastrategioissa ja -muutoshankkeissa
Myös meillä Netumilla on pitkä historia ja sen mukanaan tuomaa kokemusta tiedon jalostamisesta asiakkaiden arkea helpottavaksi ja tulostavoitteita palvelevaksi informaatioksi ja ymmärrykseksi. Maailma ympärillämme menee kuitenkin näissäkin asioissa vauhdilla eteenpäin ja asiakkaille BI-ratkaisuja myytäessä yhä kriittisemmäksi kysymykseksi muodostuu myös se, onko meillä asian suhteen oma pesä kunnossa vai kulkevatko suutarin lapset vailla kenkiä?
Jos asiaa tarkastelee peruutuspeilistä, niin sisäiset ratkaisumme olivat pitkään samoja mitä niin monilla muillakin yrityksillä eli usein järjestelmäkohtaisia ja Excel-jumppaan perustuneita yksittäisraportteja. Vuonna 2019 aika oli viimein kypsä soveltaa Legacy to Digi® -lähestymistapaa myös omassa toiminnassamme eli tarttua lusikkaan ja alkaa maistelemaan miltä oma purkkiruoka maistuu – syntyi visio Netumin omasta modernista tietovarastoon ja ajantasaiseen Power BI –raportointiin perustuvasta tiedolla johtamisen järjestelmästä. Hanketta vetämään valittiin vankan BI-taustan omaava Jani Henriksson.
“Paljon aikaa kului siihen, että dataa yhdisteltiin lukuisista Excel-tiedostoista jotta päästiin rakentamaan sen päälle raporttinäkymiä”, Jani muistelee parin vuoden takaista tilannetta. “Keskustelut pyörivät pitkälti sen ympärillä, miten datasta saataisiin paremmin irti enemmän, enemmän siis arvoa.” Ensimmäiset askeleet kohti sisäisen tiedolla johtamisen seuraavaa tasoa ja sen mukanaan tuomaa uutta liiketoimintaa otettiin kartoittamalla mahdolliset teknologia- ja osaamistarpeet. Microsoftin saavuttama vankka asema datapalveluissa ajoi Azuren Netumin tietovaraston ensisijaiseksi pilviympäristöksi ohi muuten käypäisten vaihtoehtojen kuten Amazon Web Service ja Snowflaken. Raportointialustaksi valittiin vastaavasti saman firman tuote. “Myös muita vaihtoehtoja kuten esimerkiksi Tableauta ja Qlikiä tutkittiin mutta valinta osui lopulta Microsoftin Power BI:hin, jonka viimeisin Gartnerin Magic Quadrant -analyysi nosti BI-välineiden ns. edelläkävijöiden edelläkävijäksi. On uskomatonta nähdä miten vain muutamassa vuodessa Microsoft on onnistunut nousemaan BI-skenessä niin merkitykselliseksi toimijaksi”, Jani toteaa ja jatkaa: ”Olin itse Microsoftilla töissä siihen aikaan, kun Power BI julkaistiin ja tekemisissä myös Redmondin tuotekehitystiimin kanssa. Power BI on tullut valtavasti eteenpäin ja jatkaa vahvasti kehitystyötä asiakastarpeisiin perustuen”.
Kuva 1. Magic Quadrant analytiikka ja BI-alustoille.
Netumin haastava tavoite olla kannattava, mutta voimakkaasti liiketoiminnallisesti kasvava yritys asetti uusia paineita automatisoida sisäisiä liiketoimintaprosesseja taloushallinnosta aina projektien vetämiseen ja hallintaan asti. Toiminnan skalaautuvuuden huomioonottaminen johti nopeasti vaatimukseen sisäisestä tietovarastosta: olennainen informaatio täytyy tuoda lähelle liiketoimintaprosesseja tukemaan töiden tekemistä entistä paremmin tai pienemmällä vaivalla.
Datasta asiaa, arvoa ja lopulta ansaintaakin
Netumin tietovaraston ja tiedolla johtamisen ratkaisuja lähdettiin kehittämään liiketoiminnan tarpeiden pohjalta edeten tärkeimmistä raportointitarpeista askel kerrallaan eteenpäin laajempiin kokonaisuuksiin. Jo ensimmäisten raporttien vaatimia tietolähdeintegraatioita selvitettäessä kohdattiin nopeasti vanha tuttu haaste: mikäli datasta halutaan saada arvoa, täytyy siitä useimmissa tapauksissa tehdä ensiksi jollain tavalla asiallista. Tämän seurauksena jo aivan hankkeen alusta lähtien panostettiin voimakkaasti datan haltuunoton ja siivoamisen tehostamiseen tietomallinnuksen ja automaation avulla - erityisen toimivaksi tämä lähestymistapa todettiin perinteisesti hankalien API-rajapintojen kohdalla.
Tiedon merkitystä ja käyttökelpoisuutta pohdittiin perinpohjaisesti omassa työryhmässään, jossa omien tarpeiden lisäksi analysoitiin myös kattava joukko eri asiakastapauksia. Keskeinen tavoite oli löytää vastaus kysymykseen, mikä oikeasti luo arvoa organisaatiolle? Samalla pohdittiin myös sitä, miten tieto ja tiedolla johtaminen voisivat luoda kokonaan uudentyyppistä liiketoimintaa tai ansaintalogiikkaa. Tämä työn kautta kiteytyivät data-strategialle tarvittavat kolme A:ta:
- datasta asiaa/asiallista
- datasta arvoa/arvokasta
- datasta ansaintaa
Arvo-kysymystä lähdettiin avaamaan konkreettisten liiketoimintaongelmien tunnistamisella ja ratkaisulla - mitä tietoa tarvitaan, jotta voidaan tehdä oikeita päätöksiä ja ohjata toimintaa paremmin? Hyvä esimerkki tästä on laskuttamattomien tuntien raportointi, joka tarjoaa yksinkertaisen mutta toimivan keinon korjata mahdolliset inhimilliset erehdykset ja väärinkirjaukset ennen laskutusta. Ymmärryksen ja kokemuksen karttuminen matkan varrella on sittemmin mahdollistanut myös haastavampien käyttötapausten tukeminen. Esimerkkinä tästä on vaikkapa automaattinen datapohjaisten hälytysten lähettämisen yrityksen viestintäkanaviin tietyn KPI-mittarin ylittäessä raja-arvonsa.
”On tärkeää helpottaa ihmisten muistinvaraisten asioiden seuraamista”, muistuttaa Henriksson. Tiedolla johtaminen ja automaatio ovat siis keskeisessä asemassa kun huolehdittavia ja manuaalista työtä vaativia tehtäviä digitalisoidaan. Olennaista on myös miettiä tiedolla johtamista kokonaisuutena ja tarkasti harkiten rakentaa mittaristo eri näkökulmista, kuten kollegamme Anna Tuominen kirjoitti blogikirjoituksessaan. Netumilla sisäisen raportoinnin merkitys korostuu jatkossa First North Growth Market -markkinapaikalle listautumisen myötä. Tiedolla johtaminen nähdäänkin meillä strategisesti merkittävänä menestystekijänä siirtyessämme kohti Real-Time Enterprise -lähestymistapaa (RTE). Tiedolla johtamisen tulee olla kokonaisvaltainen toiminto, joka yhdistää yrityksen kaikki ydinliiketoiminnan prosessit. Tähän kuuluu tavoite erilaisten ilmiöiden korrelaatioiden ja kausaliteettien ymmärtämisen mahdollistamisesta.
Datasta ansaintaa -vaihe puolestaan tarkoittaa liiketoiminnallisten etujen tavoittamista. Kyse ei välttämättä ole pelkästään taloudellisten voittojen ja säästöjen realisoitumisesta, vaan myös tätä edeltävistä askeleista, kuten henkilöstön tai asiakkaiden tyytyväisyyden parantamisesta. Asioiden tekemistä voidaan järkiperäistää tiedolla johtamisen toteutuessa. Esimerkiksi asiakkaille voidaan tuottaa parempaa palvelua vaikkapa tuomalla läpinäkyvyyttä toimittajaorganisaation toimintaan tai vähentämällä henkilöstön tekemää manuaalista toisteista työtä.
Ei helpoimman kautta mutta aina oppien
Netumilla on aina suosittu kokeilevaa oppimista työn osana eikä tästä hyvästä periaatteesta haluttu poiketa sisäisen tiedolla johtamisen kohdallakaan. Valittu polku ei aina ollut se helpoin tai nopein, mutta sitä kautta on kyetty löytämään uusia monistettavia ratkaisuja ja toimintatapoja, joita voidaan hyödyntää suoraan samankaltaisissa tilanteissa esimerkiksi asiakasprojekteissa.
Esimerkkinä tästä on tapaus erään järjestelmän tietomallin järkiperäistämisen osalta. Automatisoimme kokeilevasti metamallinnustyökalun avulla tietomallin luonnin suoraan olemassa olevan järjestelmän tietokantarakenteesta. Näin aikaan saatu järjestelmän natiivitietomalli oli melkoinen harakanpesä mutta liiketoimintatarpeisiin perustuneen analyysin ja käsitemallinnuksen avulla saimme melko näppärästi järkiperäistettyä mallin kuvaamaan tarpeiden kannalta oleelliset tiedon rakenteet, joiden pohjalta generoimme automaattisesti toteuksen vaatimat tietokantaskeemat. Seuraava tavoitteemme on pyrkiä siihen, että myös datan pyörittelyn vaatimat integraatiot saadaan mahdollisimman pitkälle automatisoitua - tästä meillä on jo lupaavia esimerkkejä Data Vault v2.0:n mukaisten ETL-prosessien osalta.
Kuva 2. Datasta asiallista -vaihe tarkoittaa käytännössä monimutkaisten datamallien yksinkertaistamista raportoinnille järkevään käsitemallimuotoon.
Kokeileva oppiminen on vaatinut myös aikaa mutta se on ollut perusteltua juurikin uudelleenkäytettävien ratkaisujen ja kattavamman ymmärryksen ansiosta. Kärsivällisyys on ollut valttia myös siksi, että usein tietyn teknologian tai työkalun todellinen karva paljastuu vasta ajan kanssa – ennakko-oletuksia ja päätöksiäkin näiden suhteen on jouduttu uudelleen arvioimaan ja muuttamaan myös tällä matkalla. Meillä virheistä oppiminen on ollut usein myös tilaisuus tarkastella omaa ymmärrystämme asioista. Monet automaatioratkaisumme ovat esimerkiksi lähteneet ajatuksesta, että jos joku asia osoittautuu äärimmäisen virhealttiiksi manuaalisesti hoidettuna, niin kannattaisiko käyttää hetki aikaa ongelman poistavan automaatioratkaisun pohtimiseen - jokainen automaatioon investoitu tunti ja euro kun maksaa kyllä itsensä ajan kanssa takaisin.
Huomion arvoista on myös se, että vaikka tiettyjä lähestymistapoja tai työkaluja ei ole otettu mukaan Netumin tietovarasto- ja BI-ratkaisun työkalupakkiin, niin se ei välttämättä tarkoita sitä että ne olisi kelvottomina hylätty. Pidämme edelleen silmällä useimpia kokeilemiamme ja tutkimiamme teknologioita, sillä monet niistä ovat käytössä asiakkaillamme tai esiintyvät mukana tarjouskilpailuissa. Tavoitteemme on yleisimpien tietovarasto- ja BI-tuotteiden osaamisen ylläpitäminen ja kehittäminen asiakkaidemme ja projektien tarpeita silmällä pitäen.
Netumin tietovaraston ja tiedolla johtamisen ratkaisun teknisiä yksityiskohtia sekä käytettyjä menetelmiä ja työkaluja avaamme blogin seuraavassa osassa. Luvassa on tukevasti kokemusperäistä asiaa siitä, miten esimerkiksi sovellamme Data Vault –mallinnusta, miten pyrimme automatisoimaan koko datan teknisen polun sekä minkälaisia käyttötapauksia - ja niihin liittyviä haasteita – olemme kohdanneet ja ratkaisseet.
Haluatko kuulla lisää?
Tarvitsetko tukea mittareiden ideoimiseen, raportoinnin visualisointiin tai automatisointiin? Autamme mielellämme tiedolla johtamisen suunnittelussa ja toteutusprojekteissa sekä esimerkiksi mittaamisen ideoinnissa ja toteutuksessa. Mittaamiseen ja tiedolla johtamiseen perehtyneiden konsulttiemme avustuksella pääsemme asiassa eteenpäin.
Risto Pohjonen
p. +358405889767
E-mail: risto.pohjonen(at)netum.fi
Kirjoittaja toimii tietoarkkitehtina Netum Oy:ssä